Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich

Verantwortlich im Sinne des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) ist Gallesis · Bireggstrasse 1 · 6003 Luzern, Schweiz (Einzelunternehmen; Inhaber gemäss Impressum). E-Mail für Datenschutzfragen: datenschutz@gallesis.com

Diese Erklärung gilt für die Website gallesis.com, für das Kundenkonto der Software Gallesis, für Zugänge im Treuhand- und Lieferantenportal, für Vertriebs- und Vermittlungspartnerinnen und -partner, für Ansprechpersonen von Betrieben, die uns ein Partner nennt, für Personen, die uns eine Sicherheitslücke melden, und für den Kontakt mit uns per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular.

Sie gilt nicht für die Daten, die ein Betrieb mit Gallesis über seine eigenen Kundinnen und Kunden bearbeitet; dafür ist der jeweilige Betrieb verantwortlich. Als Gast eines Betriebs wenden Sie sich an diesen Betrieb; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir ihm weiter. Ausgenommen sind die Zugriffsprotokolle der Software (Ziffer 2), die wir zum Schutz der Plattform als Verantwortliche führen.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Beim Besuch der Website: Die Website gallesis.com führt kein Zugriffsprotokoll.
Beim Aufruf der Software, auch der Bestell- und Buchungsseiten der Betriebe: Wir protokollieren Methode, Adresse ohne persönliche Links und Abfrageteil, Zeitpunkt und IP-Adresse. Wir brauchen diese Angaben für den Betrieb und die Sicherheit der Software; die Protokolle sind in der Grösse begrenzt und reichen wenige Tage zurück.
Wenn Sie uns kontaktieren: Über das Kontakt- oder Interessentenformular erheben wir Ihren Namen, Ihren Betrieb, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihre Telefonnummer und die Adresse Ihres Betriebs, Ihre Nachricht, Sprache und Adresse der Seite und die IP-Adresse der Absendung. Die Angaben sind freiwillig; ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht beantworten.
Wenn Sie Kundin oder Kunde werden: Firma, Adresse, UID, Kontaktpersonen mit E-Mail und Telefon, Benutzerkonten Ihres Teams (Name, E-Mail, Rolle), gebuchte Pakete und Komponenten, Rabattcodes, Rechnungen, Zahlungsstatus sowie die Anmeldeprotokolle und die Prüfspur Ihres Kontos.
Zahlungsdaten: Für die Zahlung leiten wir Sie auf die Bezahlseite unseres Zahlungsdienstleisters Stripe weiter. Wir sehen und speichern Ihre vollständige Kartennummer nicht. Für die automatische Belastung bleibt ein wiederverwendbares Zahlungsmittel bei Stripe hinterlegt (z. B. Karte, Link oder Amazon Pay). Wir erhalten die Art des Zahlungsmittels, bei Karten die Kartenmarke, die letzten Ziffern und das Ablaufdatum, sowie den Status der Belastung. Wählen Sie bei Stripe einen weiteren Anbieter (z. B. Link, Apple Pay, Google Pay oder Amazon Pay), bearbeitet dieser Ihre Daten nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.
Support: Inhalt Ihrer Supportanfragen und, wenn für die Bearbeitung nötig, ein protokollierter Zugriff auf Ihr Konto.
Keine Werbeverfolgung, keine Cookies: Wir setzen keine Analyse- oder Werbewerkzeuge Dritter ein und binden keine Werbe- oder Social-Media-Netzwerke ein. Diese Website und die Software setzen keine Cookies. Auf der Preisseite merkt sich Ihr Browser eine laufende Bestellung im Sitzungsspeicher dieses Tabs; er wird mit dem Schliessen des Tabs gelöscht. Die Software sowie die Bestell- und Buchungsseiten speichern Anmeldung, Spracheinstellung und einen Offline-Zwischenspeicher im lokalen Speicher Ihres Browsers. Sie können das Speichern in den Einstellungen Ihres Browsers verhindern oder die gespeicherten Angaben dort löschen; die Bestellung und die Software funktionieren dann nicht oder nur eingeschränkt. Für die Zahlung leiten wir Sie auf die Seite von Stripe weiter; dort gelten die Regeln von Stripe.
Von Partnern und aus Portalen: Empfiehlt uns ein Vertriebs- oder Vermittlungspartner einen Betrieb, erhalten wir Name des Betriebs sowie Name, E-Mail und Telefon der Ansprechperson. Für Zugänge im Treuhand- und Lieferantenportal bearbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Anmeldeprotokolle und das Protokoll der Downloads.

3. Wozu und auf welcher Grundlage

Betrieb und Sicherheit der Website, Missbrauchsabwehr — überwiegendes Interesse an einem sicheren Betrieb
Beantwortung Ihrer Anfrage — vorvertragliche Massnahme auf Ihr Ersuchen
Abschluss und Erfüllung des Abonnements, Support — Vertragserfüllung
Rechnungsstellung, Inkasso, Buchführung — Vertragserfüllung und gesetzliche Pflicht
Information über Änderungen an Preisen, Bedingungen und Funktionen — Vertragserfüllung
Produktinformationen an bestehende Kundinnen und Kunden — überwiegendes Interesse; jederzeitige Abmeldung möglich
Schutz unseres Partnerprogramms vor Missbrauch: Prüfung anhand von UID, E-Mail und Telefon der Inhaberschaft sowie Firmenname und Adresse, ob ein neuer Betrieb bereits früher Kunde war — überwiegendes Interesse
Verbesserung der Software anhand anonymisierter Nutzungszahlen — überwiegendes Interesse

4. An wen wir Daten weitergeben

Wir verkaufen keine Daten. Wir geben Daten nur weiter an:

Betreiber unseres Rechenzentrums, für den Betrieb der Server — Deutschland
Infomaniak Network SA (Swiss Backup), für die verschlüsselten Sicherungskopien — Schweiz
Infomaniak Network SA, für den Versand von System-E-Mails und für unsere Postfächer — Schweiz
VADIAN.NET AG (ASPSMS), für den Versand von SMS — Schweiz
Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.), für Bezahlseite, Hinterlegung des Zahlungsmittels, Einzug und Rechnungen — Irland / EU, Konzern in den USA
Treuhand und Revision, für Buchführung und gesetzliche Pflichten — Schweiz
Behörden und Gerichte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind — Schweiz

Wird unser Unternehmen übertragen oder in eine Gesellschaft umgewandelt, gehen die Daten auf die Nachfolgerin über.

5. Bekanntgabe ins Ausland

Ihre Daten werden in Deutschland (Server) und in der Schweiz (Sicherungskopien, E-Mail, SMS) bearbeitet; Deutschland verfügt über einen angemessenen Datenschutz nach Anhang 1 der Datenschutzverordnung. Erfolgt eine Bekanntgabe in die USA, stützen wir uns auf die Zertifizierung des Empfängers unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission in der vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Fassung.

6. Wie lange wir aufbewahren

Zugriffsprotokolle der Software: in der Grösse begrenzt, sie reichen wenige Tage zurück; die Website gallesis.com führt kein Zugriffsprotokoll
Angaben aus dem Kontakt- oder Interessentenformular: wir löschen sie 24 Monate nach dem letzten Kontakt
Andere Anfragen ohne Vertragsabschluss, Supportanfragen und Kontaktangaben der Inhaberschaft: derzeit ohne feste Frist; wir löschen sie auf Anfrage, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
Konto- und Vertragsdaten: während der Vertragsdauer und danach, solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder Ansprüche aus dem Vertrag geltend gemacht werden können
Rechnungen, Belege und Buchhaltung: zehn Jahre (Art. 958f OR)
Sicherungskopien (stündlich): auf unserem Server bis vier Wochen, verschlüsselt bei Infomaniak in der Schweiz bis 90 Tage; monatliche Kopien bis 400 Tage (gut 13 Monate)

Alle übrigen Daten bewahren wir nur so lange auf, wie ihr Zweck oder eine gesetzliche Pflicht es erfordert; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.

7. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen: verschlüsselte Übertragung, Passwörter nur als Hash, rollenbasierte Berechtigungen, Zwei-Faktor-Anmeldung (für die Konten von Gallesis Pflicht, für die Konten der Betriebe wählbar), Passwörter mit mindestens 12 Zeichen, Sperre nach Fehlversuchen, stündliche Sicherungen, davon eine verschlüsselte Kopie in der Schweiz, Protokollierung von Änderungen. Eine absolute Sicherheit bei der Übertragung über das Internet kann niemand zusichern.

8. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des DSG das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten sowie das Recht, einer Bearbeitung zu widersprechen. Wenden Sie sich an datenschutz@gallesis.com. Zur Prüfung Ihrer Identität können wir zusätzliche Angaben verlangen. Wir antworten in der Regel innert 30 Tagen. Ist die Auskunft mit unverhältnismässigem Aufwand verbunden, können wir eine Kostenbeteiligung von höchstens CHF 300 verlangen (Art. 19 DSV). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) melden.

Bitte beachten Sie: Wo wir gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind (namentlich bei Buchhaltungsbelegen), löschen wir nicht, sondern sperren die Daten für die weitere Verwendung.

9. Keine automatisierte Einzelentscheidung

Wir treffen keine Entscheidungen mit Rechtswirkung allein aufgrund einer automatisierten Bearbeitung.

10. Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen. Massgebend ist die auf gallesis.com veröffentlichte Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir unsere Kundinnen und Kunden zusätzlich per E-Mail.